Onaylı Defter, Tespit ve Öneri Defteri

Adı Nereden Gelmektedir?

“Onaylı Defter“, “Tespit ve Öneri Defteri” gibi isimlerle anılan defter İş Sağlığı ve Güvenliğinin en önemli dokümanlarındandır.

29 Aralık 2012 tarihli İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği ile yürürlüğe girmiştir. Yönetmelikte, iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve öneriler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopya şekilde düzenlenmiş her iş yeri için tek defter olarak tanımlanmıştır.

Nereden Alınır?

Online alışveriş sitelerinden veya kırtasiyelerden temin edilebilir.

İçeriğinde Neler Bulunur?

Onaylı defter, iş yerine özel olması nedeniyle kapak içerisinde ya da ilk sayfasında mutlaka iş yeri bilgileri yer almalıdır. Bu bilgiler SGK sicil numarası, iş yeri adresi ve iletişim bilgileri, işveren veya sorumlu müdür bilgilerinden oluşmalıdır.

Sayfalar 1 den başlayarak numaralanmıştır. Her sayfa 1 asıl 2 kopya olmak üzere 3 nüshadır. Sadece İş yeri hekimi ve İş Güvenliği Uzmanı tarafından doldurulur. Dolduran ve işveren veya işveren vekili tarafından imzalandıktan sonra 1. sureti defterde kalır, diğer renkli 2 suret koparılarak yazan tarafından alınır.

Nereye Onaylatılır?

İş yerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri (İŞKUR) veya noter tarafından her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır. İŞKUR onayı ücretsiz olup, uzak ve zahmetli gelirse yakındaki bir notere ücreti karşılığı onaylatılır.

Defter onayı esnasında; İşyeri bilgilerinin bulunduğu yarım sayfalık belge, İŞKUR veya Noter görevlisinin acemiliğinden kullanılacak sayfaya yapıştırılmaktadır. Doğru yer, defterin ÖN KAPAK içidir. 

İŞKUR Hangi Belgeleri İster?

• Defterin ön yüzünde var olan 4 bölüm (işyeri, işveren veya işveren vekili, iş yeri hekimi, iş güvenliği uzmanı) ilgililer tarafından tükenmez kalemle doldurulur, kaşelenir ve imzalanır.
  (Uzman ve Hekimin kaşesi ile birlikte, işverenin kurum kaşesi ile birlikte imzalanması gerekmektedir.)
• Defterin tüm sayfalarına (sadece beyaz sayfalara) numara verilmiş olması gereklidir.
• Firmanın bağlı bulunulan ilçe İŞKUR’una kayıtlı olması gereklidir.
• Başvurulan resmi kurum tarafından firmanın kaydı sorgulanır, kayıt bulunamazsa yeni kayıt açtırılır.
• İşveren vekilinin veya işveren tarafından vekaletname verilen şahsın defterin onaylatılması esnasında kurumda bulunması gerekmektedir.
• İşveren vekili veya vekaletnamesi olan kişi ayrıca aşağıdaki evrakları beraberinde getirmelidir.
  • Gelen işveren ise imza sirküsü veya imza beyannamesi
  • Vekaletnameye sahip kişi gelecek ise noter onaylı vekaletnamesi
  • Ticaret sicil gazetesi
  • Vergi numarası
  • İş sağlığı uzmanı ve hekimi ile yapılan sözleşme ( ıslak imzalı ve kaşeli olmalıdır-fotokopi kabul ediliyor)
  • Başvuru dilekçesi

Noter Hangi Belgeleri İster?

Sadece OSGB hizmeti alan işyerinin vergi numarası bilgisi yeterlidir.
Evrak talep edilmemektedir.
Bir defter yaklaşık 150 TL ücret karşılığında onaylanmaktadır. Bu bedel her yıl değişir. Notere gitmeden önce telefon ile arayıp sormanızda fayda var.

Deftere Neler Yazılmalıdır?

İş yeri hekimi veya İş Güvenliği Uzmanı deftere işverene, iş yerine ve çalışanlara ait tespit ettiği eksiklik ve aksaklıkları yazar. Bu eksiklik ve aksaklıkların yerine getirilmesine dair önerilerini sıralar. Temrin zamanı verilmesi uygun olur. Bir sonraki kontrolde yerine getirilen tespit ve önerilerin tamamlandığı da not edilir.

İş Yeri Hekimi ve İş Güvenliği Uzmanları Nelere Dikkat Etmelidir?

Sayfanın en üstüne mutlaka tarih ve iş yeri adını yazınız. Koparılan suretlerin hangi iş yerine ait olduğunu gösterecek, OSGB’deki dosyalamada karışıklığını önleyecektir.

Yazdığınız maddelerden sonra sayfayı bir çizgi ile kapatabilirsiniz. Bu sayede olumsuz bir olayda veya denetim sırasında olumlu düşünülmesini sağlayabilirsiniz.

Yazdığınız sayfaların 2 nüshasını (renkli suretler) mutlaka almalısınız. Aldığınız sayfaları zaman içinde silinmelerine karşı fotoğraflarını çekiniz. Defteri iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının aynı anda imzalaması şart değildir, yönetmelikte ayrı ayrı imzalayabilecekleri de belirtilmiştir.

Defteri yazdınız, ancak işveren veya işveren vekiline imzalatamadınız. Çaresi; Tespit ve öneri defteri, işverenlerin sorumluluğu altında olan bir defterdir ve bu deftere yazılanlar imzası olsun veya olmasın işverene tebliğ edilmiş sayılır. Defteri bir süre işveren imzası için beklettikten sonra kendinize ait nüshaları alıp saklamanız sizin yararınıza olacaktır.

Defterin bitmesine birkaç ay kaldığında yenisini almalarını ve İŞKUR’a veya Notere onaylatmalarını belirtmelisiniz. 

Bu konudaki sorularınızı yorum kısmından veya İLETİŞİM alanından gönderebilirsiniz.